Vuosikertomus 2016

Muu hallinnointi

Sisäinen valvonta

Sisäinen valvonta on tärkeä osa Postin johtamisjärjestelmää. Postin hallitus, johto ja koko muu henkilöstö osallistuvat sisäisen valvonnan prosesseihin. Sisäinen valvonta ei ole erillinen prosessi, vaan se on integroitu kaikkiin yhtiön päivittäisiin toimintoihin. Sisäinen valvonta kattaa kaikki Postin prosessit, politiikat ja organisatoriset rakenteet, joiden avulla konserni, liiketoimintaryhmät ja -yksiköt saavuttavat tavoitteensa. Tavoitteet saavutetaan, kun:

  • liiketoimintaa johdetaan tehokkaasti
  • omaisuutta hallinnoidaan vastuullisesti ja kustannustehokkaasti
  • taloudellinen raportointi on järjestetty luotettavasti
  • liiketoimintaa hoidetaan eettisesti ja lakien, asetusten ja sisäisten politiikkojen mukaisesti

Kokonaisvastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä on Posti Group Oyj:n hallituksella. Toimitusjohtaja vastaa valvontaympäristön luomisesta ja koko sisäisen valvonnan seurannasta. Lisäksi konsernin liiketoimintaryhmien, yksiköiden ja toimintojen johto vastaa sisäisen valvonnan periaatteiden ja toimintatapojen toteuttamisesta omilla vastuualueillaan. Organisaation operatiiviset johtajat ovat etulinjassa torjumassa prosessiriskejä. Käytännössä valtaosa riskien tunnistamis- ja lieventämistoimista tehdään tällä tasolla, joten tällä vaiheella on suuri merkitys sisäisen valvonnan toteutuksessa.

Kontrolliympäristön etulinjaa tuetaan sisäisellä valvonnalla ja tarkkailutoimilla (kuten varainhoidon valvonnalla, laadulla, riskienhallinnalla, vaatimustenmukaisuudella ja lainmukaisuudella). Konsernin tasolla sisäisen valvonnan perustana ovat Postin arvot ja eettiset ohjeet, konsernin toimintaohjeet ja -periaatteet sekä toiminnallinen organisaatio, jotka mahdollistavat myös osaltaan tehokkaan toiminnan seurannan konsernin eri osissa. Taloudellisten tavoitteiden seurannan ja taloudellisen valvonnan perustana on kuukausittainen raportointi, joka sisältää toteumatietojen lisäksi päivitetyt ennusteet koko tilivuodelle sekä rullaavasti 12 kuukautta eteenpäin.

Riskienhallinta

Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan periaatteisiin (Enterprise Risk Management, ERM) perustuva, konsernin kaikki toiminnot kattava riskienhallinta on olennainen osa Postin johtamis- ja strategiaprosesseja. Sen tavoitteena on turvata ja parantaa liiketoiminnan kannattavuutta ja strategisten tavoitteiden saavuttamista pienentämällä riskien toteutumisen todennäköisyyttä ja vaikutuksia sekä tukemalla liiketoimintamahdollisuuksien hyödyntämistä. Riski määritellään Postissa tapahtumaksi, joka toteutuessaan vaikuttaa kielteisesti tavoitteiden saavuttamiseen. Liiketoimintamahdollisuus puolestaan määritellään tapahtumaksi, jonka onnistunut hyödyntäminen vaikuttaa myönteisesti tavoitteiden saavuttamiseen.

Riskien tunnistaminen, analysointi ja hallintatoimien suunnittelu tehdään kerran vuodessa osana konsernin strategiaprosessia. Riskiprofiili ja hallintatoimien tilanne päivitetään säännönmukaisesti kerran vuodessa ja lisäksi aina, kun merkittäviä riskejä tunnistetaan tai vakavimpien riskien riskikuvassa tapahtuu merkittäviä muutoksia. Konsernin riskisalkkua verrataan konsernissa kehitettyyn laskentamalliin perustuvaan riskinkantokykyyn.

Riskienhallinnan vastuut

Postin hallitus hyväksyy konsernin riskienhallintapolitiikan ja periaatteet. Toimitusjohtaja sekä talous- ja rahoitusjohtaja vastaavat kokonaisvaltaisten riskienhallintaprosessien suunnittelusta ja tehokkaasta täytäntöönpanosta. Konsernin laajennettu johtoryhmä ja hallituksen tarkastusvaliokunta seuraavat säännöllisesti riskienhallintaprosessien kehittymistä ja toimivuutta sekä merkittävimpien riskien kokonaisuutta suhteessa konsernin riskinkantokykyyn. Tarkastusvaliokunta arvioi riskienhallinnan kattavuutta ja toimivuutta.

Sisäinen tarkastus arvioi konsernin riskienhallinnan kattavuutta ja toimivuutta sekä tukee riskien tunnistamisessa.

Riskien omistajat

Riskejä hallitaan siellä, missä ne syntyvät. Konsernin liiketoimintaryhmien ja -yksiköiden sekä kriittisiksi määriteltyjen konsernitoimintojen johto vastaa riskienhallinnasta osana strategista ja operatiivista johtamista omassa toiminnassaan samoin kuin vastuullaan olevissa ulkoistetuissa toiminnoissa. He myös vastaavat siitä, että merkittävimpien riskien kokonaisuus pysyy riskinkantokyvyn puitteissa. Kaikissa liiketoimintaryhmissä, niiden liiketoimintayksiköissä sekä tärkeimmissä konsernitoiminnoissa on nimetty riskienhallinnan koordinaattori. Lisäksi jokainen Postin työntekijä vastaa riskien huomioon ottamisesta omassa työssään sekä riskihavaintojen raportoinnista esimiehelleen.

Riskienhallinnan tuki

Konsernirahoitus hallinnoi keskitetysti valuutta- ja muita rahoitusriskejä hallituksen vahvistaman rahoitusohjeen mukaisesti sekä turvaa oman ja vieraan pääoman ehtoisen rahoituksen saatavuuden kilpailukykyisin ehdoin. Se tukee liiketoimintaryhmiä rahoitukseen liittyvissä järjestelyissä ja hoitaa keskitetysti ulkoisen varainhankinnan. Se myös vastaa rahavarojen hallinnoinnista ja niiden suojaustoimista.

Konsernin riskienhallinta- ja turvallisuusjohtaja tukee riskienhallintapolitiikan soveltamista, koordinoi keskeisten riskien konsolidointia sekä kehittää riskienhallinnan toimintatapoja ja työkaluja. Hän raportoi konsernin lakiasiainjohtajalle, joka puolestaan raportoi toimitusjohtajalle. Riskienhallinta- ja turvallisuusjohtaja raportoi myös talous- ja rahoitusjohtajalle yhtiön riskienhallinnasta.

Riskienhallintayksikkö tukee konsernin yksiköitä yritysturvallisuuden alaan liittyvien operatiivisten riskien hallinnassa.

Postin kokonaisvaltainen riskienhallintapolitiikka on luettavissa verkkosivuilla osoitteessa www.posti.com/riskienhallinta.

Sisäinen tarkastus

Konsernin sisäinen tarkastus tuottaa hyvän hallintotavan edellyttämiä riippumattomia arviointi-, varmistus- ja konsultointipalveluita, joilla analysoidaan konsernin liiketoimintoja ja niiden prosesseja sekä johtamisen, riskienhallinnan, valvonnan, raportoinnin ja hallinnon tehokkuutta. Sen tavoitteena on auttaa tunnistamaan kehityskohteita, joilla parannetaan liiketoiminnan tehokkuutta, ennustettavuutta, tuottavuutta ja vaatimustenmukaisuutta.

Sisäinen tarkastus tukee sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaavaa hallitusta ja konsernijohtoa niiden valvontatehtävässä. Se avustaa johtoa ja organisaatiota myös sisäisen valvonnan suunnittelussa ja kehittämisessä.

Sisäisestä tarkastuksesta vastaa sisäisen tarkastuksen yksikkö, joka raportoi hallinnollisesti talous- ja rahoitusjohtajalle ja tarkastustoiminnan osalta toimitusjohtajalle sekä hallituksen Tarkastusvaliokunnalle. Yksikön omin resurssein suoritetaan tarkastusten suunnittelu, koordinointi, raportointi ja seuranta. Tarkastusten toteuttamiseen käytetään sekä yksikön omia että ulkopuolisia resursseja.

Sisäpiirihallinto

Posti on noudattanut 3.7.2016 alkaen sisäpiirihallinnossaan Euroopan parlamentin ja neuvoston markkinoiden väärinkäyttöä koskevaa asetusta nro 596/2014 (Market Abuse Regulation, MAR).

Postilla sisäpiirintiedolla tarkoitetaan tietoa, jolla voi olla olennaista vaikutusta Postin pörssivelkakirjan arvoon ja joka on tästä syystä julkistettava pörssitiedotteella.

Tilintarkastaja

Varsinaisessa yhtiökokouksessa tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy (PwC) valittiin uudelleen Posti Group Oyj:n tilintarkastajaksi seuraavaan yhtiökokoukseen asti. Päävastuullisena tilintarkastaja toimii KHT Merja Lindh.

Vuonna 2016 tilintarkastajalle maksettiin 494 000 euron suuruinen palkkio. Lisäksi tilintarkastajalta ostettiin vuonna 2016 tilintarkastukseen liittymättömiä palveluita 355 000 eurolla.